vol.6 - Google Driveで生産性向上を図る
こんにちは。バンコク在住のまさとです。
今日は「仕事効率化サービス」をテーマに記事を書いていきたいと思います。
大学生/社会人の皆さんは学校や会社で数字や資料をまとめるとき、どんなツールを使っておりますでしょうか？
恐らく大半の方がMicrosoft社が提供しているOfficeシリーズを活用されている方が多いのではないでしょうか？
私も大学生・社会人の3年目まで基本的にOfficeシリーズ（Power Point / Excel / Word）を活用して、課題やレポートおよび資料など作成をしておりました。
ただ、転職を機に社内のツールが全てGoogle社のDriveに切り替わり、業務効率という観点で生産性が非常に高くなりましたので、今回はGoogle Driveについて活用ポイントを書いていきたいと思います。
■Google Driveを活用するべきポイント
- Officeシリーズと機能がほぼ全て同じ
- 共同作業がオンライン上でできる
- PCの容量を気にせず使える
1.Officeシリーズと機能がほぼ全て同じ
何が違うのとまず疑問に思われる方が多数いらっしゃると思いますが、
正直なところ、ほぼ同じと認識していただいて問題ないと思います。
GoogleドキュメントもGoogleプレゼンテーションもGoogleスプレッドシートも
概ねできることはOfficeシリーズ同様のものになるので、これまでOfficeシリーズを使い慣れていた方でもすぐに移行することができます。
2.いつでもどこでも共同作業がオンライン上でできる
ここがすごくポイントになります。大学や会社など複数人のチームで活動されている方向けに魅力的なポイントになりますが、情報共有やパート毎の資料作成がオンライン上で可能になります。そのため、複数ファイルを統合するというOfficeシリーズを使っていた際にやっていた作業はもはや不要となり、いつでもどこでも誰とでも簡単に共同作業ができるようになります。
3.PCの容量を気にせず使える
最近のノートPCって容量をあげると価格がすごく上がりますよね。
写真、音楽、動画など大容量なものをスマホからPCにデータ共有している方は多いのではないでしょうか。レポートや資料に関しては正直ファイル容量をそこまで占めるものではありませんが、数が増えていく毎にファイルの容量に影響を与えてしまうので、どうしても気にせざる負えなくなってくると思います。
PCの容量に左右されず、レポートや資料を数多く作っていきたい方にはクラウド上でファイルが保存できるGoogle Driveの活用メリットはすごく感じて頂けると思います。
以上活用するべきポイントを大まかにまとめましたが、まだ切り替えるべき理由が正直見つかっていないという方！下記のようなシーンが自らの環境でちらほらあったりしませんでしょうか？
・ミーティングや打ち合わせの議事録がバラバラになっていて非常に見辛い。
・資料の共有・統合が面倒、そもそもの作成時間が非常に長い。
・添付しなければファイルを周囲に送れないことが面倒。
などなど
大学生・社会人ともに限られた時間の中で、周囲と協力をして最短の時間で最大の成果を出すことが求められていると思います。
何となく不便なく使っているけど、ほんとは「もっと効率的に働きたい」、「生産性を向上させたい」という方は業務が効率化されるツールは常に情報収集していきましょう。
今回紹介したGoogle Driveはほんの一例ですが、複数回使ってみると必ずや「何でもっと早くからこれを使わなかったんだろう」と思う方が数多くいらっしゃると思います。
Google系のサービスは他にも便利で活用メリットがあるものが多数あるので、別の機会に記事を書いていければと思います。
それではまた。
まさと
